Mit To-do-Listen erfolgreicher durch den Arbeitstag

Die Vor- und Nachteile von To-do-Listen

Das Erstellen von Listen sorgt für einen guten Überblick im Arbeitsalltag und ein besseres Zeitmanagement, denn ein To-do, das einmal auf der Liste steht, wird seltener vergessen bzw. verdrängt. Mit einer durchdachten Anordnung und Zeiteinteilung der Aufgaben können Sie Ihre Arbeitstage effizienter gestalten. Doch die Listen können Ihnen nicht nur bei der Selbstorganisation und Aufgabenverwaltung helfen, sondern wirken auch motivierend. So gibt das Abhaken einer erledigten Aufgabe oder ganzen Liste stets ein gutes Gefühl.  
Natürlich ist das Erstellen von Listen für bestimmte Typen von Menschen nicht die geeignete Methode, um mehr Produktivität in den Arbeitstag zu bringen. Schon das Erstellen von Listen fällt vielen schwer oder die Aufgabenliste führt zu einem Gefühl der Überforderung oder macht Stress. Eine weitere negative Seite des Plans mag die fehlende Spontanität sein. Manche Personen fühlen sich dadurch sogar ihrer kreativen Freiheit beraubt.
Gerade jenen Menschen, die sich mehr mit den Nachteilen angesprochen fühlen, aber noch nie probiert haben, mit To-do-Listen zu arbeiten, empfehlen wir, einen Versuch zu wagen. Nur dann wissen Sie, ob das Abhaken von Listen tatsächlich nicht das Richtige für Sie ist.

Tipps zum Erstellen effizienter To-do-Listen

To-do-Listen können auf die unterschiedlichsten Arten und Weisen erstellt werden. Ob Sie Ihre Listen auf Papier, digital oder mithilfe von Planungstools erstellen, ist Geschmackssache. Wichtiger ist, was Sie auf Ihre Aufgabenliste schreiben.
Aufgaben bestimmen
Unser erster Tipp betrifft die Auswahl der Aufgaben. Füllen Sie Ihre Listen nicht mit Dingen, die Sie ohnehin tun müssen, tun werden oder mit unwichtigen Punkten, denn gerade die wichtigen, schwierigen oder lästigen Aufgaben sind es, die uns mehr Überwindung kosten und präsent auf der Liste dargestellt werden sollten.

To-dos priorisieren

Egal, ob Sie Tages-, Wochen-, Monats- oder Jahreslisten erstellen, es empfiehlt sich, die Aufgaben nach Wichtigkeit zu priorisieren. Das können Sie im Zuge der Reihenfolge machen, nach welcher die To-dos erledigt werden sollen. Sie können jedoch auch unterschiedliche Farben zum Markieren der Aufgaben verwenden. Die wichtigste Aufgabe des Tages sollte jedoch stets ganz oben auf der Liste angeordnet werden, damit diese auch visuell hervorsticht und Sie beim Blick auf Ihre Liste daran erinnert werden.

Zusatztipp: Für wirklich ausgeklügelte, umfassende Aufgabenlisten, die To-dos, Pläne und Ziele über mehrere Monate umfassen sollen, empfehlen wir die Verwendung digitaler Planungstools.

Tagesziele setzen

Um sich richtig zu motivieren, sollten Sie sich realistische Ziele für das Erledigen Ihrer Tagesaufgaben setzen. Ihre tägliche To-do-Liste sollte daher realisierbar sein. Starten Sie am besten mit kürzeren Listen oder teilen Sie umfangreichere Aufgaben in mehrere einzelne To-dos auf. Jede erledigte Aufgabe steigert die Motivation und bringt neue Energie für die nächste.

Puffer einplanen

Gerade am Anfang ist es sinnvoll, auch einen Puffer einzuplanen. Immerhin kommt das Leben nicht immer so, wie wir denken. Die beste To-do-Liste bewahrt nicht vor spontanen Ereignissen, die dringend eingeschoben oder erledigt werden müssten. Ein eingeplanter Puffer in Ihrer Aufgabenliste kann Ihnen Luft zwischen den Aufgaben schaffen und damit Stress vorbeugen.

Aufgaben auslagern und delegieren

Falls Sie nicht ohnedies schon mit To-do-Listen arbeiten, probieren Sie es doch einfach einmal aus. Vielleicht helfen Ihnen diese dabei, Ihren Bürotag zu organisieren und effizienter zu gestalten. Sind Listen nicht Ihr Ding oder fühlen Sie sich trotz des Einsatzes von Listen maßlos überfordert in Ihrem Arbeitsalltag? Dann wird es Zeit, Aufgaben der To-do-Listen zu delegieren bzw. auszulagern. Gerne helfen wir Ihnen mit unseren vielseitigen Büroserviceleistungen dabei, Ihre To-do-Listen abzuarbeiten und Sie damit zu entlasten.
Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

Liebe Grüße
Büromanagement Nagelreiter

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