6 Juli 2022
Das papierlose Büro lässt sich für viele Unternehmen nur schwer umsetzen. So türmen sich in vielen Büroschränken reihenweise Ordner und Akten, die wahrscheinlich nie wieder gebraucht werden, aber dennoch nicht weggeworfen werden können. Das hat auch mit den sogenannten Aufbewahrungspflichten für Unternehmer zu tun. Was es damit auf sich hat und wie sich ein papierloses Büro trotz Aufbewahrungspflichten umsetzen lässt, erfahren Sie in diesem Blogartikel.
Welche Unterlagen müssen aufbewahrt werden?
Grundsätzlich müssen Bücher und Aufzeichnungen und die dazugehörigen Belege sowie die für die Abgabenerhebung bedeutsameren Geschäftspapiere im Original aufbewahrt werden. Darunter werden im Detail folgende Unterlagen verstanden:
Bücher und Aufzeichnungen,
Belege (Rechnungen, Bankbelege, Bankauszüge, Frachtbriefe, Abrechnungen, …),
Geschäftspapiere (Schrift- und E-Mail-Verkehr),
Monats- und Jahresbelege aus der Registrierkasse, Datenerfassungsprotokolle, Startbelege,
Inventurlisten,
Unterlagen für Anlagenkäufe,
Lohnverrechnungsunterlagen (Zeitaufzeichnungen, Urlaubsaufzeichnungen, Reisekostenabrechnungen usw.)
sonstige Unterlagen, soweit sie für die Abgabenerhebung von Bedeutung sind.
Für Kapitalgesellschaften gilt laut dem Unternehmensgesetzbuch eine erweiterte Aufbewahrungspflicht, die zusätzlich zu den bereits genannten auch folgenden Unterlagen umfasst:
Eröffnungsbilanzen,
Jahresabschlüsse samt den Lageberichten,
Konzernabschlüsse samt den Konzernlageberichten,
empfangene Geschäftsbriefe und Abschriften der abgesendeten Geschäftsbriefe.
Wie lange müssen diese Unterlagen aufbewahrt werden?
Für die meisten Unterlagen gilt eine siebenjährige Aufbewahrungsfrist. Diese läuft vom Schluss des Kalenderjahres an, sodass Belege des Kalenderjahres 2015 bis Ende des Kalenderjahres 2022 aufzubewahren sind. Es gibt zahlreiche Sonderfristen, die für bestimmte Unterlagen eine längere Aufbewahrungsfrist vorsehen. So müssen zum Beispiel Unterlagen im Zusammenhang mit Grundstücken gemäß Umsatzsteuergesetz 22 Jahre aufgehoben werden. Unterlagen zu COVID-19-Unterstützungen, zum Beispiel betreffend die Investitionsprämie oder Kurzarbeitsbeihilfe, müssen 10 Jahre aufgehoben werden.
In welcher Form sind die Belege aufzubewahren?
Die Unterlagen können entweder in Papierform, mithilfe optischer Archivierungssysteme (Mikrofilmen, optischer Speicherplatten) oder in elektronischer Form aufbewahrt werden. Aber Achtung: Bei der elektronischen Datenerfassung reicht das Scannen allein nicht aus. Hierbei muss eine Sicherung mittels eines WORM-Speichers erfolgen, damit die Belege unveränderbar aufbewahrt werden können.
Was bedeutet das für das papierlose Büro?
Möchten Sie Ihre Akten minimieren und Ordnung in Ihrem Büro schaffen – trotz Aufbewahrungspflichten? Das ist glücklicherweise kein Problem, denn, wie bereits angesprochen, ist die Aufbewahrung in elektronischer Form erlaubt. Wir unterstützen Sie im Zuge unserer Büroserviceleistungen gerne bei der elektronischen Dateneingabe und Organisation, sodass Ihr Arbeitsplatz im Nu in ein papierloses Büro verwandelt werden kann.
Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!
Liebe Grüße
Büromanagement Nagelreiter
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