Für wen ist das Auslagern von Büroarbeiten sinnvoll?

Um herauszufinden, ob ein externer Büroservice auch wirklich die erwünschten Verbesserungen in Ihrem Unternehmen bringt, sollten Sie sich im Vorfeld ein paar Gedanken zu diesem Thema machen. Immerhin soll eine Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister auf lange Sicht gesehen dabei helfen, Zeit und Kosten zu sparen und nicht zusätzlichen Aufwand und Ressourcen kosten.

Wiederholen sich bestimmte Aufgaben oft?

Gibt es in Ihrem Unternehmen administrative Tätigkeiten, die regelmäßig fällig werden? Dabei kann es sich beispielsweise um die Datenerfassung oder Dateneingabe handeln oder das Falzen, Kuvertieren und Frankieren von Briefen inklusive des Postwurfs. Auch die Organisation und Recherchen aller Art können solche wiederkehrenden Leistungen sein. Schließlich fallen darunter auch klassische Sekretariatsaufgaben, wie die Erledigung des allgemeinen Schriftverkehrs oder Telefondienstleistungen. Solche Aufgaben sind prädestiniert für das Outsourcing und können je nach Bedarf leicht ausgelagert werden.

Gibt es einen geeigneten Dienstleister in diesem Bereich?

So umfangreich und breit gestreut Büro- und Verwaltungstätigkeiten in einem Unternehmen auch sein mögen, es gibt mittlerweile für fast jeden Bereich externe Dienstleister, die von einfachen bis zu komplexen Aufgaben auf Auftragsbasis übernehmen können. Unser Büroservice-Unternehmen hat sich beispielsweise auf die klassischen administrativen Tätigkeiten, wie die Erledigung des allgemeinen Schriftverkehrs, alle Tätigkeiten rund um den Briefverkehr, Telefondienstleistungen, Recherchen, Organisation oder typische Büroarbeiten, spezialisiert.

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Wie groß ist der Aufwand für die Einschulung und den nötigen Informationsaustausch?

Damit das Auslagern gewisser Tätigkeiten auch wirklich klappt, gilt es zu klären, wie groß der Aufwand für eine etwaige Einschulung der Aufgaben ist und wie der regelmäßige Informationsaustausch stattfinden könnte. Auch die Frage, ob sich die Anforderungen kaum oder nur selten ändern, ist relevant. Gerade wiederkehrende bürokratische Aufgaben verlangen meist keine allzu aufwendige Einschulung und können daher leicht ausgelagert werden. Ein regelmäßiger Informationsaustausch ist heutzutage durch Computer und Internet sehr leicht umsetzbar. Viele Unternehmen stehen mit ihrem externen Dienstleister ausschließlich über Telefon und das Internet in Verbindung, wodurch auch größere Distanzen zwischen den beiden Unternehmen keine Probleme darstellen.

Sind eigenes Personal oder externe Dienstleister vorteilhafter?

Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten. Das kommt ganz auf Ihr Unternehmen und die Aufgaben an, die Sie gerne abgeben möchten. Grundsätzlich gilt, dass Sie mit einem externen Dienstleister immer dann besser bedient sind, wenn Sie dauerhafte Personalkosten und Bürokosten vermeiden möchten. Durch das Arbeiten auf Auftragsbasis können Sie je nach Bedarf den Umfang der Tätigkeiten, die Sie auslagern möchten, vergrößern und auch wieder reduzieren. Sie zahlen daher nur, was Sie beauftragen.

Wir hoffen, wir konnten Ihnen mit diesem Beitrag dabei helfen herauszufinden, ob das Auslagern diverser Tätigkeiten in Ihrem Betrieb sinnvoll sein könnte. Falls Sie immer noch unschlüssig sind oder ergänzende Fragen haben, bieten wir Ihnen gerne ein persönliches Beratungsgespräch an.

Ist Ihre Entscheidung gefallen und möchten Sie einige Büroarbeiten künftig auslagern? Dann freuen wir uns auf Ihre Anfrage und eine gute Zusammenarbeit.

Büromanagement Nagelreiter

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