3 März 2022
Eine gute Gesprächsbasis mit dem Kunden, sei es im Erstkontakt oder während der Zusammenarbeit, stellt die Grundlage einer vertrauensvollen Kundenbeziehung dar. Auch die Kommunikation des Kunden mit Ihrer Bürohilfe oder Ihrem Telefondienstleister hinterlässt Eindruck und kann die Geschäftsbasis stärken oder schwächen. Daher sollte eine professionelle Gesprächsführung zum grundlegenden Repertoire der Personen in Ihrem Unternehmen gehören. Wir geben Ihnen ein paar allgemeine Tipps und Anregungen, wie Sie an Gespräche mit Ihren Kunden herangehen könnten.
Der erste Eindruck zählt
Für den ersten Eindruck gibt es bekanntlich keine zweite Chance. Daher ist es umso wichtiger, dass das Erstgespräch mit Ihren Kunden oder Geschäftspartnern souverän verläuft. Handelt es sich um einen persönlichen Termin, spielen Faktoren, wie ein gepflegtes Äußeres, angemessene Kleidung und ein selbstbewusstes und authentisches Auftreten, eine wichtige Rolle. Außerdem vermitteln ein offenes Lächeln und ein direkter Blickkontakt Sympathie und Offenheit. Unabhängig davon, ob Sie mit der Person persönlich oder per Telefon in Kontakt treten, bringen Sie stets eine positive Grundeinstellung mit.
Respektvoller Umgang mit dem Gesprächspartner
Geben Sie Ihrem Gegenüber zu verstehen, dass Sie auf Augenhöhe kommunizieren, und zeigen Sie Interesse. Hilfreich ist es auch, bereits gut informiert in das Gespräch gehen. So könnten Sie sich schon im Vorfeld einen Eindruck von der Branche, den Produkten oder dem anstehenden Projekt Ihres Gegenübers machen und sich überlegen, in welche Richtung das Gespräch verlaufen könnte. Gut informiert in einen Termin zu starten, zeigt Ihrem Gesprächspartner, dass Sie sich bereits im Vorfeld Gedanken gemacht haben, und gibt Ihnen ein sicheres Gefühl für den Gesprächsablauf.
Fragen stellen und Notizen machen
Das Stellen von Fragen signalisiert Ihrem Gegenüber einerseits Interesse und gibt Ihnen andererseits die Möglichkeit herauszufinden, wie Sie diesem am besten mit Ihren Leistungen helfen können. Damit Sie zu einem späteren Zeitpunkt nicht erneut nachfragen müssen, empfehlen wir, Stichworte bzw. Notizen zu machen. Sie können Ihrem Gesprächspartner auch die Zusendung einer Zusammenfassung des Gesprächs oder fehlender Informationen anbieten.
Telefongespräche gut meistern
Viele der bereits angesprochenen Punkte können auch im Kundengespräch am Telefon angewandt werden. Dennoch fehlt beim Telefonat der persönliche Kontakt, umso wichtiger ist daher die richtige Ausdrucksweise. Freundlichkeit und Höflichkeit sind das A und O. Geben Sie Ihrem Anrufer gleich beim Abheben bekannt, bei welcher Firma dieser gelandet ist und wer sein Gesprächspartner ist. Nutzen Sie eine einfache und verständliche Ausdrucksweise und halten Sie das Gespräch kurz und präzise. Vermeiden Sie außerdem Füllwörter, wie ähm usw. Können Sie Ihrem Gesprächspartner nicht sofort weiterhelfen, sichern Sie diesem einen Rückruf des zuständigen Kollegen zu. Zögern Sie auch nicht nachzufragen, um welche Angelegenheit es genau geht, und machen Sie sich Notizen.
Externe Telefondienstleister nutzen
Mithilfe externer Telefondienstleister haben Sie den Vorteil, dass Ihnen im Zeitmanagement geholfen wird. Außerdem können Sie sich darauf verlassen, dass Ihre Anrufe zu Ihren Geschäftszeiten jederzeit professionell entgegengenommen werden. So können Anrufe, die zum Beispiel unerwünschte Werbung beinhalten, bereits vorab aussortiert werden. Für Ihre Kunden und Geschäftspartner werden Ihnen Rückrufe mit Stichworten zum Anliegen notiert, sodass Sie sich beim Rückruf bereits auf das Gespräch vorbereiten können.
Wir hoffen, wir konnten Ihnen mit diesen Tipps ein paar Anregungen für Ihre nächsten Kundengespräche mitgeben. Möchten Sie Ihren Firmenauftritt nach außen hin professioneller gestalten und gleichzeitig Zeit einsparen? Dann könnte ein externer Telefondienstleister genau das Richtige für Sie sein. Wir bieten Ihnen in diesem Bereich gerne unsere Unterstützung an. Rufen Sie uns daher gleich an, damit wir in einem unverbindlichen Erstgespräch das optimale Paket für Sie schnüren können. Wir freuen uns, von Ihnen zu hören!
Liebe Grüße
Büromanagement Nagelreiter
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