7 Juni 2021
Organisationsaufgaben wie Ablage, Telefondienste, Transkriptionsarbeiten, Datenerfassung usw. kosten viel Zeit und halten von den eigentlichen Projekten und Arbeiten Ihrer Firma ab. Dennoch können diese Dinge nicht einfach ignoriert werden und gehören zu jedem Unternehmen, egal welcher Größenordnung dazu. Eine gute Möglichkeit, um Sie im Arbeitsalltag von diesen Aufgaben zu entlasten, ist es, diese an einen externen Dienstleister auszulagern. Die Vor- und Nachteile solcher Assistenzangebote schauen wir uns in diesem Beitrag genauer an.
Zeit ist Geld
Der wohl wichtigste Vorteil bei der Inanspruchnahme eines externen Dienstleisters für diverse administrative Büroarbeiten ist die Zeitersparnis. Sie können sich voll und ganz auf Ihre Kernkompetenz konzentrieren, während die administrativen Arbeiten von geschulten Personen ausgeführt werden. Die Zeit, die sie mit dem Verkauf, Projektplanung, Projektentwicklung usw. für Ihr Unternehmen gewinnen, bringt Ihnen schließlich mehr Einnahmen und Gewinne.
Kostenpunkt
Häufig hört man als Gegenargument, dass die Beauftragung externer Assistenten mit erhöhten Kosten verbunden ist, doch ist das wirklich so? Tatsächlich lagern Sie die diversen Arbeiten auf Auftragsbasis aus. Das ist zwar mit Kosten verbunden, doch stehen diese in keiner Relation zu einer Fixanstellung eines Mitarbeiters. Gibt es keine Tätigkeiten zum Auslagern, wird kein Auftrag erteilt und es entstehen keine Kosten. Häufen sich die administrativen Tätigkeiten oder läutet das Firmentelefon ununterbrochen, können Sie einen Auftrag an den externen Dienstleister Ihres Vertrauens erteilen und gewinnen dadurch wiederum Zeit, um den aktiven Geschäften des Unternehmens nachzugehen. Durch den Umsatz den Sie mit der gewonnen Zeit generieren, relativieren sich die Kosten für das Outsourcing rasch wieder.
Den richtigen Dienstleister finden
Gutes Personal ist schwer zu finden, das gilt sowohl für eigene Mitarbeiter als auch für externe Auftragsarbeiter. In beiden Fällen müssen Sie mit einer Einarbeitungsphase rechnen und komplexere Aufgaben in der ersten Zeit kontrollieren. Eine sehr einfach auszulagernde Tätigkeit ist zum Beispiel der Telefonservice. Dies kann auch komplett virtuell passieren, da für die Weiterleitung der Rufnummer und die Entgegennahme von Nachrichten keine Einschulung vor Ort notwendig sind.
Tipp: Mehr über das Auslagern von Telefondiensten erfahren Sie in unserem Blogbeitrag: „Telefondienste auslagern? So funktioniert´s“
Auch das Abtippen von Audiodateien, die Datenerfassung und Recherchen aller Art lassen sich unkompliziert und schnell auslagern. Komplexere Aufgaben wie die Bearbeitung von Briefen, E-Mails, Angeboten und Rechnungen sollten hingegen nur an zuverlässige, geschulte Personen abgegeben werden.
Apropos virtuell
Haben Sie von einem zuverlässigen und talentierten externen Dienstleister erfahren, befindest sich dieser aber nicht in Ihrer Nähe? Glücklicherweise macht es die Digitalisierung immer leichter, das Outsourcing von Aufgaben aus dem Büroalltag komplett virtuell zu gestalten.
Haben Sie Lust bekommen, diverse administrative Auftragsarbeiten aus Ihrem Büro auszulagern? Wir bieten viele unterschiedliche Dienstleistungen im Bereich Büromanagement an und freuen uns Ihnen bei Ihrem Büroalltag unter die Arme greifen zu können.
Alles Liebe
Büromanagement Nagelreiter
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