30 Juni 2021
Bestimmte Aufgaben an externe Unternehmen auszulagern, kann enorme Effizienz- und Kostenvorteile mit sich bringen. Dabei darf jedoch nicht vergessen werden, dass durch Outsourcing auch Daten weitergegeben werden und somit die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) relevant wird. In diesem Beitrag möchten wir dieses umfangreiche Thema deshalb in Grundzügen behandeln und Ihnen ein paar wesentliche Punkte mit auf Ihren Weg geben.
Ist man als Unternehmer immer von der DSGVO betroffen?
In Österreich sind Unternehmen jeder Branche und Größe von der DSGVO betroffen. Es gibt auch keine Ausnahmen für kleine oder mittelgroße Unternehmen oder Ein-Personen-Betriebe.
Was gibt es beim Auslagern bestimmter Bereiche zu beachten?
Externe Dienstleister, an die bestimmte Aufgaben ausgelagert werden und die auch Daten verarbeiten, nennt man Auftragsverarbeiter. Die DSGVO bestimmt einige Pflichten für solche Auftragsverarbeiter. In erster Linie wird ein Vertrag zwischen den Parteien geschlossen, wo diese Pflichten und der Umfang von Verzeichnissen der Verarbeitungstätigkeiten definiert werden.
Tipp: Umfassende Informationen zu diesem Thema und Musterformulare finden Sie auf der Webseite der Wirtschaftskammer Österreich.
Achten Sie bei der Auswahl externer Dienstleister immer darauf, wie diese zum Thema Datenschutz eingestellt sind. Nehmen Sie den Vertrag genau unter die Lupe und prüfen Sie, ob dieser alle für die DSGVO erforderlichen Punkte enthält.
Kann man das Thema Datenschutz an eine dritte Partei auslagern?
Wenn wir schon beim Thema Outsourcing sind, stellt sich natürlich auch die Frage, ob die Datenschutz-Angelegenheiten selbst ausgelagert werden können. Natürlich steht es jedem Unternehmen frei, sich von externer Stelle zum Thema Datenschutz beraten zu lassen. Das ist insbesondere dann sinnvoll, wenn Sie sich selbst noch nicht sattelfest genug in diesem Bereich fühlen oder auf Nummer sicher gehen möchten. Beachten Sie jedoch, dass jedes Unternehmen inklusive seiner Mitarbeiter bestimmte Kenntnisse des Datenschutzrechtes aufweisen muss, wodurch ein gänzliches Auslagern des Themas Datenschutz nicht möglich ist.
Wie sieht es mit Outsourcing ins Ausland aus?
Bei Dienstleistern mit Sitz außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes ist besondere Vorsicht geboten, damit das Datenschutz-Niveau eingehalten wird und keine Sicherheitslücken entstehen. Manche Nicht-EWR-Länder haben eine Bescheinigung von der EU-Kommission über die Einhaltung eines angemessenen Datenschutzniveaus, wie beispielsweise die Schweiz. Liegt so eine Bescheinigung nicht vor, müssen die jeweiligen Verträge um spezielle Standardvertragsklauseln ergänzt werden.
Abschließend können wir nur noch einmal betonen, wie wichtig es ist, jeden Vertrag mit einem Dienstleister vorab genau zu prüfen und sicherzustellen, dass dieser alle nach der DSGVO erforderlichen Punkte enthält. Achten Sie außerdem darauf, Aufgaben Ihres Unternehmens nur an seriöse externe Dienstleister auszulagern.
Wir nehmen Datenschutz sehr ernst, nehmen uns für jeden Neukunden ausreichend Zeit, das Thema zu behandeln und einen professionellen Vertrag aufzusetzen. Unserer Erfahrung nach stellt die Datenschutz-Thematik keine Hürde dar, sondern bietet beiden Parteien ein wichtiges Schutzniveau und trägt positiv zur Zusammenarbeit und Professionalität bei.
Haben Sie Lust bekommen, diverse administrative Auftragsarbeiten aus Ihrem Büro an uns auszulagern? Dann freuen wir uns darauf, von Ihnen zu hören und Ihren Büroalltag erleichtern zu können!
Alles Liebe
Büromanagement Nagelreiter
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