Bereits vor über 10 Jahren wurden Prognosen gestellt, dass es in naher Zukunft zu einer vollständigen Umstellung auf digitale Unterlagen und zu einem völligen Verzicht auf Papierdokumente kommen wird. Doch auch wenn sich in den letzten Jahren ein Rückgang ausgedruckter Dokumente verzeichnen lässt, setzen viele Büros nach wie vor auf das Ausdrucken von E-Mails, Anhängen, Textdateien oder anderen Dokumenten. In diesem Beitrag möchten wir Ihnen einige Vor- und Nachteile des papierlosen Büros aufzeigen und verraten, ob wir an eine papierlose Zukunft im Büro glauben.

Die vielen Vorteile des papierlosen Büros

In unserer modernen Welt haben die Schonung von Ressourcen, der Umweltschutz und die Nachhaltigkeit wichtige Stellenwerte erlangt. Durch die Einsparung von Papier gilt die Umstellung auf ein papierloses Büro als gute Möglichkeit, um diese Ziele zu erreichen. Darüber hinaus zählen die enorme Platzersparnis in den Büroschränken oder am Schreibtisch und die vereinfachte Strukturierung der einzelnen Dokumente zu den ganz großen Vorteilen des papierlosen Büros. Egal, ob Sie die einfache Suchfunktion Ihres Computers nutzen oder ausgeklügelte Programme für Ihre digitalen Unterlagen verwenden, die Zeitersparnis gegenüber der Suche in der Zettelwirtschaft am Schreibtisch oder den Akten im Schrank ist im digitalen Büro enorm. Auch die Kostenersparnis für Druck, Papier, Akten und Lagermöglichkeiten dürfen nicht unterschätzt werden und können durch die Digitalisierung Ihrer Unterlagen stark reduziert werden. Ein weiterer Vorteil ist der flexible, schnelle und doch leicht zu sichernde Zugang zu Onlinedaten. Das Versenden eines Dokuments per E-Mail ist in wenigen Augenblicken von überall aus leicht zu erledigen, wohingegen das abgelegte Papier erst einmal lokal gefunden und eingescannt werden muss, bis es schließlich verschickt werden kann.   

Die Nachteile eines digitalen Büros

Die größte Herausforderung ist sicherlich die Umsetzung des digitalen Büros. Gerade kleinere oder private Büros ärgern sich nach wie vor lieber mit der Zettelwirtschaft ab, als dass sie die Planung und Ausführung einer digitalen Umstellung auf sich nehmen. Neben den Anschaffungskosten einer digitalen Infrastruktur kostet vor allem die Erfassung der Daten in digitaler Form enorm viel Zeit und Nerven. Darüber hinaus können Dokumente nicht nur in ausgedruckter Form verloren gehen, sondern auch digital kann es unter Umständen zu einem Datenverlust kommen. Daher ist es immer wichtig, die nötigen Sicherheitsvorkehrungen zu treffen und regelmäßig eine Datensicherung vorzunehmen.

Unsere Prognose für die Zukunft und Tipps

Wir sind davon überzeugt, dass der Trend in Richtung des papierlosen Büros immer weiter voranschreitet und wir in nicht allzu ferner Zukunft fast ausschließlich auf digitalen Datenverkehr und Datenspeicherung zurückgreifen werden. Doch bis es so weit ist, werden sicherlich noch einige Jahre vergehen. Wir empfehlen unseren Kunden eine langsame Umstellung auf ein digitales Büro, indem schrittweise immer mehr Unterlagen digitalisiert werden, die wichtigsten Dokumente aber dennoch auch in Akten abgelegt werden können.

Bei der Umstellung auf ein papierfreies Unternehmen oder Privatbüro können wir Ihnen in vielerlei Hinsicht eine große Hilfe sein. Schon bei der Planung und der Schaffung der Voraussetzungen stehen wir Ihnen gerne mit Rat und Tag beiseite und besonders viel Zeit, Personalkosten und Nerven können wir Ihnen einsparen helfen, indem wir die Übertragung und Eingabe der Daten in digitaler Form für Sie übernehmen.

Möchten Sie endlich die Zettelwirtschaft in Ihrem Büro hinter sich lassen, wissen aber nicht so recht, wie Sie das bewerkstelligen sollen? Wir nehmen uns die Zeit für einen umfangreichen Beratungstermin und erarbeiten ein ideales Konzept für Sie!

Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

Liebe Grüße

Büromanagement Nagelreiter

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